【最速出世の必殺技2】秒速!仕事のスピードが劇的に速くなる5つのテクニック

”仕事が早い=仕事ができる”

 

そういうイメージはありませんか?

 

事実、仕事が早い人は評価され、周りより速いスピードで出世していきます。

仕事を任され、新しいことを次々と経験していくのでどんどん成長し、出世します。

 

結果、仕事の遅い人とのレベルの差はとんでもないスピードで広がるばかり。

仕事の早い人が評価され、出世し、サラリーマン人生を先に進んでいくのに対し、仕事の遅い人はいつまでたっても評価されず、出世なんて可能性すら見えない状態になっていくのです。

 

仕事が早い!

というのは、それほど威力のある業(わざ)なのです!

 

ところが、業(わざ)と言っても大げさなものではありません。

 

ぶっちゃけると

『ある程度、雑でいい!』

 

そもそも仕事には、100%の正解なんてものは存在しません。

環境、状況、タイミング、考えなどの要因が絡みあっており、その時々ですべきことは変わります。

 

だったら山ほどある仕事は7割程度の完成度で次々にこなし、処理していけばいい。

ダメならやり直しになりますし、問題なければそれで終了です。

 

仕事ができる人は、それらを繰り返すことにより、処理速度、質ともに上がっているのです。

 

しかし、『ある程度、雑でいい!』とは言ったものの必要なテクニックはあります。

 

そこで、現在も管理職をし、実際に部下を評価をしている私が

”仕事のスピードアップ”

についての効果、方法をウソ偽りなく書き、必殺の極意を伝えます。

 

紹介する5つのテクニックを実践することで

あなたの仕事のスピードは劇的に速くなり、それによって評価され、上司から一目置かれる人材になり、出世までの距離がグッと縮まるはずです。

 

仕事をスピードアップさせた人の実態とは?

■仕事が早い人の習慣

 

世間一般的に仕事が早い人の習慣は、書けば単純です。

 

目的は何か確認

物事の全体像を見る

まずするべき事は何か判断

すぐにとりかかる

 

こんなものです。

 

これを意識すれば、いつの間にか習慣化して仕事がスピードアップしているはずです。

 

■仕事が早い人は何を考えている?

 

仕事が早い人はどのようなことを考えながら取り組んでいるのでしょうか?

 

・目の前の事はさっさと済ませたい

・仕事を溜めたくない

・楽(ラク)したい

・楽しみながらやろう

 

一見、雑で適当に感じますが、仕事を早く終わらせるための工夫をしているのです。

 

目の前の事はさっさと済ませるのは、終わらせないと雪だるま式に仕事が溜まっていくことを知っているからです。

 

だから目の前の簡単な仕事は頭を使わず、作業として進め、高速で終わらせているのです。

重要な仕事には時間をかけ、簡単な仕事はサクッと終わらせています。

 

そして常に楽(ラク)な状態でいたい。

自己防衛とも考られます。

 

自分の中にいるもう一人の自分が挑発してくるのです。

 

どうする?どうする?

このまま放置したら仕事がどんどん溜まっていくで。

後でしんどくなんの知ってるやろ?

今、やってしまうのが一番ラクやで。

 

さぁ~、この仕事は何分で終わる???

10分かかってたら遅すぎやで。

 

このように、もう一人の自分をうまく利用しながら、サッサと目の前の事は済ませる工夫をしているものです。

 

■仕事が早い人のメリット

 

・周りから一目置かれる

・仕事を任せてもらえる

・一段階うえの仕事が経験できる

・出世が期待できる

・自由な時間を作れる

 

というように、仕事が早いと上司はその人に仕事を任せます。

 

上司も次々とくる仕事を早く片づけたいので、仕事の早い人にお願いします。

それによって、頼まれた本人は上司とのコミュニケーションが高まり、信頼関係も向上します。

経験値も増していきます。

 

結果、仕事の質も上がり評価され、昇進へと繋がっていくのです。

 

↓上司とのコミュニケーションを攻略したいなら、ぜひ、こちらの記事もお読みください。↓

これぞ!仕事のスピードが上がる5つの必殺テクニック

その1 スケジュールを立てない人は怠け者

 

スケジュールを立てる、そして書く!

これは、絶対にやらなければならない事です。

 

スケジュールを立てることで

すべき事

しなくていい事

が明確化し時間の有効活用に繋がります。

 

始めは時間はかかりますが、なんとなくでもいいのであなたの人生のスケジュールを立ててください。

 

どんな人生を過ごしたいのか?

何がしたいのか?どうなりたいのか?

それを叶えるのに、いくらいるのか?

どの役職なら到達するのか?

それはいつまでに?

今日すべきことは?

 

これらの事をなんとなくでいいので考え、決めることが必要です。

 

例えばですが、

家庭を主軸においてる人でしたら

 

どんな人生を過ごしたいか?

   ↓

家族と仲良く楽しく過ごしたい

 

何がしたいのか?

   ↓

家族旅行に年3回は行き、そのうち海外旅行に1回は行きたい。

普段の生活費を増やしたい。

子供の養育費に困らない生活にしたい。

等々

 

それを叶えるのに、いくらいるのか?

   ↓

家族旅行、自分の小遣い、奥さんの小遣い、子供の養育費、貯金、

日々の生活費等々で年収600万円くらい必要

 

どの役職なら到達するのか?

   ↓

  課長

 

いつまでに叶えたいのか?

   ↓

  3年後

 

アバウトでもいいので

あなたの人生スケジュールを立てることで、今何をすべきかが明確化されます。

 

3年後に課長になるためには?というスケジュール設計が立ちますので、

2年後までには・・・

1年後までには・・・

半年後までには・・・

3ヵ月後までには・・・

1ヵ月後、1週間後までには・・・

そして今日やるべきこと

今できることは?

 

と自分の未来の目的達成のために

必要な目標をそれぞれの期間で立てることができます。

 

ただ目の前の事をしている人と未来の目標にベクトルを合わせて毎日を生きている人では結果や叶えるスピードが大きく違ってくると思いませんか?

 

初めはわからなくていいす。

定期的に繰り返している内にスケジュールの立て方に慣れてきますし、目的、目標も明確化してきます。

 

そしてスケジュールを立てることで私が感じている最大のメリットは

 

必要のない、無駄な時間が激減する!という事です。

 

今日の晩ご飯はカレー!と決めたら

カレー粉、牛肉、玉ねぎ、人参、じゃがいも・・・

と買うべきものが決まりますよね?

 

晩ご飯を決めず、

ん~、とりあえず

ブロッコリー、ピーマン、魚、ソーセージ、スパゲティーを買って

さぁ、何つくろかな。

では、何もできません。何もできないもののために時間を割いて買い物しているのです。

 

完全に時間の無駄ですよね。

 

目的達成のために目標を立てる。

 

そしてその目標をクリアしていくために

今日は何ができるだろうか?

何をすべきだろうか?

というスケジュールを立てていくことが目的を最速に叶えるために必要なことなのです。

 

では、、肝心な仕事のスケジュールについてはどうでしょう。

 

それは、日々のTO DOリストです。

 

私は毎月、

見開きで1ヵ月見れるカレンダーでザっとスケジュールをたて、その後1週間ごとで立てていきます。

そして1日のスケジュールは前日に確認し、当日は朝5時に起きてスケジュールを再度チェックし、1日を始めます。

 

早起きして何の邪魔も入らない状態でスケジュール確認すると、次々に頭の中が整理され、気持ちよくスタートできます。

 

そして日中

「あっ!あれ忘れてた。」

「これ、今週中に提出やった」

と思い出したものは、絶対にパソコンのデスクトップにわかるように記載するなり、一番自分が見る場所に貼っておくなりして忘れないようにしています。

 

何度も経験があるのですが、きちんとTO DOリストとし書いておかないと、仕事に追われると絶対に忘れてしまうのです。 絶対にです!!

 

しかし、TO DOリストさえきちんと管理していれば、ビックリするくらいスムーズに仕事を進めることができます。

 

TO DOリストさまさまです。   

 

  

    

その2 処理スピードが時間の浪費を撃退!

 

まずは、単純作業の処理スピードを上げる事です。

 

代表的なものにメールの返信がありますが、

あなたも朝、会社に行き、パソコンを立ち上げると何通かのメールが届いていると思います。

 

8割くらいのメールはサッと見て、パッと返信できるようなメール内容ではありませんか?

 

そういった作業レベルで済む確認や返信メールを高速で処理するのです。

 

なかなか仕事が進まない人は、ひとつひとつのメールに時間をかけ、それで仕事をした気分になってしまいがちです。

それは仕事ではなく作業ということに気づかず、大量の時間を浪費してしまっています。

 

時間をかけなくていい物には徹底して時間をかけない。

 

時間をかけるべきところに時間をかける。

 

仕事が早い人は時間の使い方にメリハリをつけています。

 

すぐに返信するという単純作業に経験値は必要ありません。

動くか動かないかだけです。

 

そして単純作業は時間をかけずにするものなので丁寧にし過ぎないという事も大切です。

 

言ってしまえば、

返信内容は言いたいこと、伝えたいことが、相手に伝わればいい。

それくらいの感覚で捉え、悩み過ぎない事。

 

それを「ん~、これは・・・」と悩んでは飛ばし、悩んでは飛ばしを繰り返していると一向にメールが片付きません。

そのうち処理しないまま外出しないといけなくなったり、違う仕事が舞い込んできたりで、そのまま放置状態となるのです。

 

益々、仕事が溜まり、一向に終わらなくなります。

 

メールの返信に限らず、

上司からの依頼

取引先からの依頼

プライベートでしようと思ってること

など、直ぐにできる内容のものは、その場ですぐにしてしまう癖をつけましょう。

 

それを意識するだけでこれまでより、かなりの時間が短縮されますよ。

 

その3 整理整頓は無駄の掃除屋さん

仕事ができる人は無駄な時間を嫌います。

 

何がどこにあるのか

普段からすぐに見つかるように整理整頓しています。

 

あの書類、どこに置いたっけ?

あれっ?これいつまでにせなあかんかったっけ?

うぉー!あのファイルどこに保存したんやろー!

 

そんな状態で日々仕事をしていたのでは、無駄な時間のオンパレードです。

 

・済んだ書類はここ

・これからする書類はここ

・期日はパソコンのデスクトップに記載

・今日することは、必ず見る場所に貼る

・フォルダはわかりやすく

などなど日々の少しの工夫が無駄な時間を大幅にカットしてくれます。

 

例えばですが、

私がメールで工夫していることがあります。

 

どんどん確認、返信するのはもちろんのことですが、

読み終わった、返信し終わったメールは

 

「処理済み」フォルダ

 

に移動しています。

 

用途に合わせてフォルダを作っています。

 

取引先名、社内の部署名、良くやり取りする個有名などのフォルダを作り、終わったメールを移動していきます。

 

そうすることで見た目がスッキリするのと、いざ見返したい時にも、そのフォルダに行けばすぐに見つかります。

 

ビジネスパーソンは年間150時間も「探し物」に時間を使っているとも言われていいます。

 

見返す場合、メールも探し物の一つです。

その時間の短縮のためにも私は、フォルダ分けをしています。

 

PCのデスクトップもそうですね。

ファイルやフォルダだらけでどこに何があるかわからない。

あるのはあるが、探し出すのにいちいち時間がかかる。

 

机の上、引き出しの中も同様です。

ぐちゃぐちゃに散らかしすのではなく、整理し、どこに何があるかすぐにわかる状態にしているだけで作業は早くなりますし、見た目も気持ちいいものです。

 

また、報連相も整理整頓と捉えることができます。

上司に報告する時はある程度、報告内容を頭の中で整理し伝えますし、相談も同様です。

 

整理整頓は全てのものに対して、無駄な時間を除いてくれる掃除屋さんなのです。

 

日々のちょこっとした整理整頓の積み重ねが、仕事のスピードを上げてくれるのです。

 

その4 優先順位の無視は、数日の遅れを生み出す原因に!

 

次々にくる仕事。

果たして何から手を付ければよいのでしょう。

 

まずは分類分けです。

①自分一人で簡単に済む仕事

②自分だけで済む仕事だが、時間を要する

③他人が絡む仕事

④他部署に依頼しなければならない仕事

 

さて、この中で優先順位をつけるとしたら、1番に手を付けるべきものは何番でしょうか?

 

それは、④番の他部署への依頼です。

④番は、自分ではできない仕事です。

速攻、依頼です!

 

依頼さえすれば勝手に仕事は進んでいきます。

 

次に③番の他人が絡む仕事です。

③は、自分の都合だけで進めることはできません。

その人とのスケジュール調整さえ済めば、打ち合わせの日、時間まで頭から忘れていても良いのです。

 

次は①の自分で簡単に済む仕事か②の自分だけでできるが、時間を要する仕事になりますが、こちらはどちらでも良いでしょう。

 

私の場合は①の簡単な仕事を高速で終わらし、気持ちに勢いをつけて②にじっくりと時間をかけて取り組みます。

 

この辺は自分の性格に合った順番で良いのではないでしょうか。

 

これが、何も考えずに取り組むと③の他人が絡む仕事、④の他部署に依頼しなければならない仕事は大幅に遅れます。

場合によっては数日遅れるケースもあるでしょう。

 

他人が絡む仕事は、相手の都合があります。

ですので極力早く連絡し、お互いのスケジュールを合わすことが必要になってきます。

 

他部署の仕事も即連絡です。

 

自分でできる仕事をすると同時にお願いしておけば、自分の仕事をしている間に同時並行で勝手に進みます。

 

このように優先順位を考えるのと考えないのとでは仕事のスピードにとてつもない差が出てしまいます。

 

1日の始まりには今日のスケジュール、メールを確認して、どのような順番で進めていけば最も効率よく仕事が進むかをチェックしてからスタートを切りましょう。

 

その5 全体像の把握

仕事を効率よく順序良く進めるためには、全体像を把握することが必要です。

ゴールまでの最短距離を示してくれます。

 

まず、しなければならないことは

 

・ゴールはどこか

・そこに行くまでの道は

・その道を歩くためには何が必要か

・どれからしていくのか

 

ザックリでいいので地図を描くことなんです。

 

例えば

大阪から東京にひとりで行くことになったとしましょう。

 

あなたならどういう順序で東京到着までの全体像を描きますか?

 

私は

まず道のりです。

 

空路(飛行機)、線路(新幹線)、道路(車)の選択肢がありますが、車は時間がかかるし、運転疲れるし絶対に除外。

 

次に移動時間が短いのは・・・

飛行機は飛び立ったら早いけど、飛び立つまでに時間がかかるし・・・

新幹線だと2時間半かかるけど、ずっと座ったままやし、ゆっくりできるかぁ?

 

移動中に本を読んだり、パソコンしたいから・・・

よしっ、決まり!

 

新幹線や!

 

となります。

 

後は東京に着く時間から逆算して新幹線のチケットを予約し、新大阪から何時発なのかを確認して最寄駅の出発時間を確認します。

 

あなたもこのように、事ある毎に全体像を捉えて計画を自然と立て行動しているはずです。

旅行の時なんて、もっと複雑な計画をたてていることでしょう。

 

仕事も一緒なんです。

 

さて、これまで読んできて気づいたかもしれませんが、

全体像を把握するには、優先順位、整理、スケジュール、スピードとこれまで述べてきたこと全が関わっています。

 

仕事のスピードはこれらの事が絡み合ってどんどん加速していきます。

 

一つひとつを意識するだけでスピードは上がりますが、それらを組み合わせることで劇的に加速することができます。

    

まずは全体像を把握する!

 

忘れないでください。

 

まとめ

 

いかがでしたでしょうか?

 

仕事のスピードを上げるのに

そこまで難しいことはなかったはずです。

 

まずは全体像を把握するために

頭の中、タスクを整理し、優先順位を考慮しながらスケジュールを立てる。決まったら速攻(スピード)で取り掛かる。

 

これを常に念頭に置き、取り組むことで仕事のスピードは劇的に早くなっているはずです。

更に質も上がり、周りからは一目置かれる存在になっていることでしょう。

 

こうやって見てみると当たり前と思われがちなことですが、ほとんどの人ができていないのが現状です。

5つのテクニックを実践することで仕事のスピード、レベルが何段階も上がり、評価されることは間違いないでしょう。

 

焦らず、一つひとつ習慣化していき、あなたの目的達成に向かって突き進んでください。

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