職場でのコミュニケーションに悩んでいるならこれ!現役管理職が改善方法を伝授します

「なんかメンバー同士の関係が気になるんよな、もうちょっとコミュニケーションとってほしいんやけど・・・」

「部門間もコミュニケーションとれてたら仕事ラクに進むんやけどなぁ」

「ん~、どうしよ!」

このような悩みは多くのビジネスパーソンがもっています。

 

個人で見ると後輩や同僚、上下関係では上司とのコミュニケーション、組織という塊で見ると経営層や部門間のコミュニケーションがどうにも上手くいかないもの。

 

そこが解決したら職場の雰囲気が変わって、働きやすい環境になり業績もあがるはず!

 

そんな悩みをもつあなたに、今も現役管理職でサラリーマンとして働く私が職場でのコミュニケーションの改善方法を伝授します。

 

あなたの悩み解決のキッカケになれば嬉しく思います。

 

職場コミュニケーションの実態

今回あなたが悩んでいる職場のコミュニケーションは会社にとっても個人にとっても非常に重要なことです。

 

HR総研の2019年の調査結果では、「社内のコミュニケーションに課題があると思うか」という問いに対して、73%の企業が「課題がある」と回答しています。

HR総研:「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告

 

また、「社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になるか?」との問いに、92%が「障害になる」と答えています。

HR総研:「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告

 

これらの結果を見てもあなたが悩んでいる職場のコミュニケーションは、会社としても重要な課題であることが十分にわかります。

 

それゆえに、コミュニケーションを改善することによって得られるメリットは多くあります。

 

コミュニケーションが取れていると、仕事をしていて楽しい雰囲気が作り出されます。

個々のやり取りもスムーズにいき、仕事のスピードがあがります。

又、互いのやり取りが増えるので伝達ミスも防ぐことに繋がり、生産性があがります。

 

組織としても部門間のやり取り、経営層、上司、部下間のコミュニケーションができていることで、会社の方針が正確に伝わることに繋がったり、個々の考えや提案も経営層に伝わり、会社の成長に大きく影響します。

 

コミュニケーションは、数値化できないものですが、生きていくうえでめちゃくちゃ重要な技術ですので習得することを強くオススメします。

 

↓ 仕事のスピードを上げるのに興味のある方は、こちらの記事もお読みください ↓

なんで職場コミュニケーションがうまくいかへんの?

人は、自分のテリトリーを守ろうとする習性があります。

 

まずは自分、そして仲間、属しているチーム、部署、部門を他人、他チーム、他部署、他部門から守ろうとします。

 

ちょっとしたミスを見られないようにしたり、チーム内でいい案が出ても他チームに教えなかったりと同じ会社の仲間なのに個人、小グループ単位でなんとなく敵対しています。

「なんで自分が苦労して取ってきた情報を他人に渡さなあかんねん!」

この精神を見直さなければなりません。

これは、チーム間、部門間でも発生してきます。

 

少し考えてみてほしいのですが、人に何かしてもらった時、してもらった人に何かお返しをしようとしませんか?

会社の同僚が、何の前触れもなくあなたの誕生日にプレゼントをくれました。あなたの心の中にどんな感情が湧き出てきますでしょうか?

 

「わぁ、嬉しいー!」

「えっ、ちょっと待てよ。〇〇くんの誕生日はいつなんやろ?お返しせな!」と義務感すら湧いてきませんか?返報性の法則ですね。

 

それをあなたが進んでするのです。

あなたからみんなに情報を発信することで、多くの人から情報がお返しされます。その関係がコミュニケーションを育てていくのです。

 

会社でのコミュニケーションは、経営層や上司、部下のタテのコミュニケーション、同僚や同じ部署内のヨコのコミュニケーション、他拠点とのナナメのコミュニケーションとコミュニケーションの関係は様々ですが、根幹の部分は同じです。

 

その根幹をしっかりと押さえたうえで、組織という塊、そして個人、それぞれのパターンでコミュニケーションの方法を見ていきましょう。

 

職場コミュニケーション、これさえ押さえれば9割解決!

コミュニケーションの基本は「挨拶」、「態度」、「行動」です。

この3つの内容に関しては絶対に押さえておきたい項目です。

 

1つめ挨拶は人と人が触れ合う前の準備運動ですね。

朝起きたら家族に「おはよう」、友達に会ったら「おっす!」など気を許しあっている人には自然としていると思います。

スポーツでも練習、試合ともに挨拶からはじまります。

 

それを職場でも当たり前にしたらいいのです。

上司、先輩なら「おはようございます」同僚、後輩なら「おはよう」と一日の始まり、何かするときの始まりには挨拶です。

 

2つめにコミュニケーションをとるうえで態度というものが大きな要素のひとつになってきます。

視覚情報が人に与える影響は50%を超えると言われています。

 

人の態度は思っている以上にその人の印象を植え付けますので、ふとしたしぐさや表情、礼儀、その他目に見える態度には気を付けてください。

 

そして3つめは、これがなければ始まらないのが行動です。

世の中、行動を起こさなければ何も起きません。あなたがしたい事、叶えたい事、全てにおいてただ願っているだけで実現するなんてことはありえませんよね。

 

コミュニケーションでも自ら何かしらの行動を起こさなければ何も起きません。

 

この「挨拶」、「態度」、「行動」の3つは基本ではあるのですが、様々な感情が邪魔をして、できていない人が多いように思います。

 

よくよく考えてみると「そら、そやな」とわかることだと思いますので、日々意識をするようにして気を付けてください。

 

↓ 「挨拶」、「態度」、「行動」については他の記事もご参照ください。 ↓

 

次は、その他の解決法を紹介していきます。

 

まず会社としてよく取り組まれているものに3つの取り組みがあります。

 

◆フリーアドレス制度

この制度は、会社の事務所に個人の専用デスクを設けるのではなく、毎日どこに座ってもいいようにフリーな空間をつくることです。

そうする事で日々、自分の近くに座っている人が定期的に変わります。よって、より多くの出会いの場となり自然とコミュニケーションをとれる環境ができあがります。

 

◆面談時間を設ける

面談といっても現在よく用いられている様式は1on1Web面談でしょう。

1on1は週に1回、月に1回などルールを決めて、タテ(上司、部下)のコミュニケーションとしてよく用いられています。又、その面談方法についてもこれまでは、会議室などの小部屋で実施していたのが、今はWebでの面談も増えてきています。

このように面談をルール化することでコミュニケーションが取れる、取らざるを得ない場ができあがります。

 

社内イベント

部門の垣根を超えた社員同志の場を作る目的でバーベキューシャッフルランチ懇親会などがあります。シャッフルランチは聞きなれない言葉かもしれませんが、他部門の社員同志が一緒にランチすることでコミュニケーションをとるものです。

部門を超えるとどうしても普段、仕事以外の話をする機会が少なくなり、コミュニケーション不足になりがちです。しかし、リラックスできる催し物で時間を過ごすと関係がグッと縮まるものです。

 

次に個としての解決法です。

 

先ほど紹介した「挨拶」、「態度」、「行動」以外にもこの3つは押さえておいてください。

 

◆報連相

仕事上でのコミュニケーションとしては、報連相はかかせません。

報告・連絡・相談を上司や同僚、更には後輩にもすることで多くのコミュニケーション時間がうまれます。真剣なやり取りでの時間の共有は非常に効果の高い改善策です。

 

特に上司、部下の関係になると上司は報連相のない部下はどれだけ業績を上げていようが、本当の信用はもてません。何をして業績を上げているのかわかりませんし、報連相がなく仕事されると日々、心配になります。

 

何か問題が起きた時に何も聞いていないと瞬時に対応することができないのです。いつもヒヤヒヤしていなければなりません。

仕事ぶりもわからない人に大切な仕事を任すことはできません。

 

◆相手に関心を持って話を聞く

人と話をする際の心構えが違うだけでコミュニケーションの深さが変わってきます。

例えば「昨日、〇〇っていう映画観に行ったんやけど~」に対して

A:「ふ~ん。そうなんや、なんかおもしろそうやなぁ」

B:「めちゃくちゃおもしろそうやん!どんなところが一番よかったん?その映画いつまで公開してんの?」

では、関心度合いが違いますね。

Bの方が話してる相手も盛り上がってきますし、自分の話に興味をもってもらってると思い、嬉しくなりもっと話したくなります。後、ポイントとしては質問を入れると良いでしょう。

 

このように人は関心を示されると心を開き、話しだします。

コミュニケーションにはうってつけの方法です。

 

◆話しやすい雰囲気でいる

コミュニケーションをとるうえで、誰からも話しかけてもらいやすい雰囲気でいることはとても大切です。

 

どうでしょう?しかめっ面して、常に怒った雰囲気の人に寄ってくる人はいるでしょうか。

話をしていて暗く表情もない人と話したいですか?話したくないですよね。

 

ですので、話してもらえる雰囲気、話してて嫌にならない雰囲気を出すことで改善できますし、人が寄ってくるようになります。

 

しかめっ面しない、笑顔、明るい声、相づちは常に意識して過ごしましょう。

 

↓ 上司とのコミュニケーションについて知りたい方はこちらの記事もお読みください ↓

まとめ

 

私の会社の事務所はフリーアドレス制になっており、ひとつの大きな正方形のデスクに4人が座る形式です。そして机の上に物を置きっぱなしにするのは厳禁なので、常に整頓されており4人の顔や作業がみえます。

 

そういった場があるために自然と会話がうまれ、報連相をお互いに行うという状況が作り出されています。また、月1回の1on1面談や会社の経費を使用しての拠点ごと年1回の社内イベントも導入されています。

 

あなたの会社はどうでしょうか?気づいていなかっただけで実は会社として様々なコミュニケーションの場が作られているかもしれません。

 

会社で場が提供され、個々が意識してコミュニケーションを積極的に行えばとても雰囲気の良い職場、会社になり、きっと業績も上がると思います。

 

今回は職場のコミュニケーションの改善方法についてお話してきました。

 

会社としては場の提供ですね。

・フリーアドレス制度

・面談

・社内イベント

 

個人として努力できることは

・挨拶

・態度

行動

そして

・報連相

・相手に関心を持って話を聞く

・話しやすい雰囲気でいる

でした。

 

まずは何より行動です。

あなた自身、そしてチームや部門間のコミュニケーションに活用していただき、働きやすい職場環境をつくってください。

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